caisse
Réglementation

Nouvelle réglementationsur les logiciels ou systèmes de caisse

Commerçants vous êtes concernés !

A compter du 1er janvier 2018, la loi de finances pour 2016* a instauré l’obligation pour les commerçants et autres assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients, personnes physiques, au moyen d'un logiciel ou système de caisse (accessible ou non en ligne) d’utiliser un équipement conforme, répondant à certaines obligations.
Cette réglementation ne vous concerne pas si les opérations réalisées sont exonérées de TVA ou si vous relevez du régime fiscal de la franchise en base de TVA².
Cette nouvelle disposition vise à mieux lutter contre la fraude à la TVA (enrendant impossible la soustraction des paiements en espèces des recettes de la comptabilité).

Quels sont les types de caisse visés par la loi ?

Sont concernés tous les matériels, informatisés ou non, permettant l'enregistrement des opérations d'encaissement, notamment :

  • Les caisses autonomes (ou « caisses enregistreuses ») : ces systèmes n'ont pas la capacité d'être paramétrés pour être reliés à d'autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d'encaissement,
  • Les systèmes de caisse reliés à un système informatisé capables d'enregistrer, sécuriser et d'archiver les données d'encaissement en temps réel directement dans le système (générant ou non directement les écritures comptables),
  • Les logiciels d'encaissement installés sur un (ou des) ordinateur(s), en réseau ou non : outre les fonctionnalités d'enregistrement, de sécurisation et d'archivage des données d'encaissement en temps réel directement dans le système, ceux-ci disposent de fonctionnalités comptables et de gestion,
  • Les instruments de pesage et de mesure qui ont une fonction de mémorisation des opérations d'encaissement

Quelles obligations s’imposent aux logiciels ou systèmes de caisse à partir du 1er janvier 2018 ?

Un logiciel ou système de caisse doit permettre à l'administration fiscale de contrôler les données qui y sont enregistrées.
Ces données doivent être inaltérables, sécurisées, conservées et archivées.
Le logiciel ou système de caisse doit permettre :

  • l’accès aux données d'origine enregistrées ainsi qu'aux détails datés des opérations (année, mois, jour, heure, minute) et aux éventuelles corrections apportées. Il doit prévoir une clôture périodique des enregistrements (journalière, mensuelle, annuelleou par exercice),
  • la conservation des données de règlement durant 6 ans minimum,
  • l’archivage des données enregistrées selon une périodicité choisie (au maximum annuelle ou par exercice). Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l'administration y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système.
  • une traçabilité de la remontée des données quand la conservation des données enregistrées est réalisée au niveau du système centralisateur (cas de plusieurs points de vente avec système de caisse centralisé).

Comment justifier de la conformité du matériel auprès de l’administration fiscale ?

Lors d’un contrôle de l’administration fiscale, le commerçant doit présenter pour chaque équipement, l’un ou l’autre des documents suivants fournis par l’éditeur du logiciel ou système de caisse (en faire la demande à l’éditeur pour les matériels acquis avant l’entrée en vigueur de cette réglementation) :

  • l’attestation individuelle délivrée lors de l'achat, conforme au modèle fixé par l'administration.
  •  un certificat si le logiciel ou système a été certifié par un organisme accrédité.

À savoir :

Concernant l'attestation :

  • cette attestation comporte deux volets : l'un à remplir par l'éditeur du logiciel ou système de caisse et l'autre par l'entreprise qui l’acquiert,
  •  elle est individuelle et nominative : une simple mention dans les conditions générales ou particulières de vente du logiciel ou système, ne vaut pas attestation individuelle,
  •  elle est délivrée sur un support physique ou dématérialisé (téléchargement en ligne),
  •  une nouvelle attestation est nécessaire à chaque nouvelle version majeure du logiciel ou système de caisse.

Concernant le certificat :

Au 1er juiller 2017, deux organismes sont accrédités par le COFRAC (instance nationale d'accréditation) pour vérifier la conformité des systèmes de caisse :

  • AFNOR certification (INFOCERT) pour le rérérentiel "NF 525",
  • Le laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE) pour le "Référentiel de certification des systèmes de caisse".

Consulter la listes des produits certifiés : https://www.lne.fr/recherche-certificats/accueil?lang=FR&prov=LNE http://infocert.org/index.php?option=com_content&view=article&id=5&Itemid=454

 

* L’article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015
²  CF : Foire Aux Questions du 28/07/2017 – Portail DGFIP
https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/dgfip/controle_fiscal/actualites_reponses/logiciels_de_caisse.pdf

 

Septembre 2017

FAQ Nouvelle réglementation logiciels de caisse

Toutes les questions et les réponses sur cette nouvelle réglementation des logiciels de caisse.